Besucherrichtlinie

Besucherrichtlinie

1. Zweck

Die Besucherrichtlinie dient der Weiterentwicklung der bestehenden Datenschutz- und Sicherheitsstandards im Unternehmen und stellt sicher, dass Besuchende gemäß DSGVO transparent informiert werden. Sie legt klare Vorgaben zum Umgang mit den Daten der Besuchenden zur Zutrittskontrolle und zu sicherheitsrelevanten Verhaltensregeln auf dem Betriebsgelände fest. Mitarbeitende sind verpflichtet, Gäste in nicht öffentlichen oder sicherheitsrelevanten Bereichen zu begleiten. Ziel ist es, Datenschutz, Informationssicherheit und die physische Sicherheit von Personen und Anlagen verlässlich zu gewährleisten.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Personen, die unsere Unternehmensräume betreten.

Diese Richtlinie bezieht sich auf das gesamte integrierte Managementsystem gemäß ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001. Diese Richtlinie gilt für alle organisatorischen Einheiten des Unternehmens und ist verbindlich für alle Standorte, Bereiche und Funktionen, die im Rahmen des IMS tätig sind.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO

Im Rahmen des Besuchs verarbeiten wir folgende Daten:

1. Name, Vorname
2. Unternehmenszugehörigkeit (falls zutreffend)
3. Zeitpunkt des Betretens und Verlassens
4. Fahrzeugdaten (falls erforderlich)
5. Besucherausweisnummer
6. Daten zur Nutzung des Gäste-WLAN
7. Videoaufnahmen
8. E-Mail ( falls erforderlich)

Die Verarbeitung dient der Zutrittskontrolle, Sicherheit und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

4. Begriffe

5. Datenschutzhinweise

Ihre Daten werden vertraulich und gemäß DSGVO verarbeitet. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn gesetzlich erforderlich oder zur Wahrung berechtigter Sicherheitsinteressen notwendig. Sie haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, auf Datenübertragbarkeit, Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung und Einschränkung der Verarbeitung. Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden: z. Hd. Datenschutzbeauftragter; Hans‑Adam‑Allee 1, 18299 Rostock‑Laage;E-Mail: datenschutz@h2apex.com; Tel: +49 381 799902‑313; Mobil: +49 160 91973335.

Der Zugriff auf die im Rahmen des Besuchermanagements und der Videoüberwachung verarbeiteten personenbezogenen Daten ist ausschließlich den hierfür autorisierten Sicherheits‑, IT‑ und Verwaltungsteams vorbehalten.

Eine Weitergabe an Dritte findet nur statt, sofern dies zur Zutrittskontrolle, zur Gewährleistung der Sicherheit, zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder auf Grundlage vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist. Falls eine Weitergabe an Dritte erforderlich wird, werden Sie hierüber rechtzeitig informiert. In allen anderen Fällen erfolgt keine Übermittlung an externe Stellen.

Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen – insbesondere Zugriffs‑ und Zutrittskontrollen – stellen wir sicher, dass die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten gewährleistet ist. Sofern externe Dienstleister im Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO. Zu den typischen Kategorien von Empfängern zählen IT‑Systembetreuer sowie Anbieter von Sicherheits‑ und Überwachungstechnik.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation ist derzeit nicht vorgesehen. Sollte eine solche Übermittlung künftig notwendig werden, erfolgt sie ausschließlich auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder – sofern ein solcher nicht besteht – anhand geeigneter oder angemessener Garantien gemäß Art. 46 DSGVO. Informationen hierzu sowie zur Möglichkeit, eine Kopie zu erhalten oder deren Bezugsquelle einzusehen, werden Ihnen in diesem Fall zur Verfügung gestellt.

6. Gäste-WLAN

Die Nutzung erfolgt freiwillig und ausschließlich für rechtmäßige Zwecke. Für die Nutzung unseres Gäste-WLANs gelten folgende Regeln:

1. Keine Weitergabe von Zugangsdaten
2. Nutzer tragen selbst Verantwortung für IT-Sicherheit
3. Keine Gewähr für Verfügbarkeit oder Datensicherheit
4. Nutzer haften für Aktivitäten über ihren Zugang; bei Verstößen kann der Zugang gesperrt werden

7. Haftung für Wertgegenstände

Für Verlust, Diebstahl oder Beschädigung mitgebrachter Gegenstände übernehmen wir keine Haftung, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

8. Betriebsordnung

Für alle Besuchende, insbesondere für externe Dienstleister und Fremdfirmen gelten zusätzlich: Anhang I „Betriebsordnung für Fremdfirmen BO-001" und Anhang II „Flucht- und Rettungsplan" (der Anhang kann je nach Standort geändert werden. Für Laage gilt „Fluchtwegplan Laage"). Diese sind vor Arbeitsbeginn bzw. Besuch zu beachten.

9. Videoüberwachung

Bestimmte Bereiche werden aus Sicherheitsgründen videoüberwacht. Es werden nur öffentlich zugängliche bzw. sicherheitsrelevante Bereiche erfasst. Sozial- und Sanitärräume sind ausgeschlossen. Besuchende werden durch entsprechende Hinweisschilder über die Videoüberwachung informiert.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur für den Zeitraum gespeichert, der zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist und sich an DSGVO-Vorgaben und Rechtsprechung orientiert.

11. Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis von

1. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Zutrittskontrolle)
2. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Dokumentationspflichten)

12. Aufenthalt auf dem Gelände

Besuchende dürfen sich aus Sicherheits- und Brandschutzgründen nur in Begleitung eines autorisierten Mitarbeitenden bewegen.

Ausnahmen:

1. Toiletten
2. öffentlich zugängliche Empfangs- und Wartebereiche
3. externe Dienstleistende (Handwerker)

In allen anderen Bereichen oder bei allen anderen Besuchenden ist eine Begleitung verpflichtend.

13. Bestätigung der Kenntnisnahme

Ich bestätige, dass ich die Besucherrichtlinie gelesen, verstanden und zur Kenntnis genommen habe. Ich verpflichte mich, die darin enthaltenen Regelungen während meines Aufenthalts einzuhalten.

14. Annex